経営コンサルタントの仕事術(2)賢い省力型のタスク管理とは?

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■ To-DO管理法の秘訣公開の反響

前回、To-DO管理表の活用法について長年の習慣を公開したところ、各所から反響があり、概ね、簡単にはまねできないという感想でした。ちょっと残念な結果だったので、補足説明したいと思います。

⇒「経営コンサルタントの仕事術(1)画期的なTo-DO管理法とは?

そもそも、To-DO管理表でタスクを管理する前に、どうやって仕事を片付けていくか、心構え的な所から、考え方を合わせていかないと、小職のようなシンプルなTo-DO管理表で賄い切れない量の仕事を常に抱え込むことになり、結果として、複雑でかつデジタルツールを活用しないといけなくなるように追い込まれてしまいます。

よく、ビジネス・ハウツー本には、仕事は、①緊急度、②重要度 の2軸で分類し、緊急かつ重要なものから順番に片付けるのが極意である、と解説されているものが多いように見受けられます。概ね、その考え方で問題ないと思います。そして、小職も暫らくはそのやり方を踏襲して仕事を捌いていた時期があります。それでも、大仰なTo-DO管理表を運用しないと、そういうタスクの複雑にレーティングされた優先順位通りに仕事をすることに難がありました。

というのは、勝手に自己勝手流に、①緊急性、②重要性で仕事をカテゴライズし、タスクの着手順を人為的に操作してしまうので、納期を生身の脳だけで記憶することが難しくなり、どうしても脳外の記憶装置であるTo-DO管理表に頼らざるを得なくなるのです。

■ 重要性と緊急性以外のタスクの優先順位づけ方法とは?

これは分かりやすくするため、あえて逆説的に説明するのですが、どうでもいい些事から片付けるようにすると、自然と記憶しておくべきタスクの絶対量が確実に減らすことができます。そうすると、脳外の記憶装置であるTo-DO管理表に頼らずに、生身の脳みそだけでやるべきタスクを記憶しておくことができます。

具体的には次の通りです。

あるプロジェクトに身を投じていて、日々、プロジェクトワークからやるべき課題が与えられて、あたふたと仕事をしているとします。そこに、上司から報告書作成や、会社から、e-Learning の実施指示や健康診断の受診指示、家族からはクレジットカードの請求書の内容照会といった頼まれ事が差し込まれます。どれも、目の前のプロジェクトワークに比べれば、重要性が一段落ちるはずです。そこで、納期だけ決めて、ついつい後回しにしまいがちです。ここが落とし穴!

些事も積み重なると、かなりの数に上ります。それを全部記憶しておくことは脳の負担が大きく、日常の作業にも影響を及ぼしてしまいます。だから、脳外のTo-DO管理表に頼ってしまうのです。ここは発想を変えて、そうした些事から先に片付けてしまってはどうでしょうか? やらずに記憶だけしておかなくてはならないタスクをできるだけ減らす努力をするのです。

つまり、「片付け易さ」という基準を使って、仕事を次々とこなしていくのです。私は、報告書やe-Learning の指示があったら、すぐにそれを片付けてしまいます。いわゆる瞬殺!

そうして、後顧の憂いを無くしてから、本来やるべき仕事に着手します。こうすれば、外部記憶装置に頼る必要がなくなります。脳みそを目の前の仕事を片付けることだけに集中させることができます。

もちろん、そのためには、本来やるべき仕事をやりきるだけの時間を確保しておく必要があります。そこで活躍するのが、20年以上記録している手帳なのです。どれくらいの複雑さの仕事、どんな種類の仕事だと、どれくらいの時間がかかるのか、その手帳を見れば、すぐに分かります。その手帳をちょっと眺めるだけで、納期に間に合うように仕事を片付けられるよう確保しておくべき時間がどれくらいかを知ることができるのです。もっと言うと、手帳に長年、毎日、自らの手で書き込んでいるので、自然に脳が仕事の負荷と所要時間の相関グラフを描いてくれるようになり、直感だけで、所要時間を推測することができるようになるのです。

■ タスクの優先順位と納期の効率的な記憶方法

自分の脳みそに負担をかけずに、To-DO管理を実践するために、そもそも記録・記憶するべきタスク全体量を減らす。そのために、些事はどんどん率先して片づける。それ以外に、自分の脳みその負担を減らすコツがもうひとつあります。それは仕事をどんどん人に押しつけること。おっと、言葉が過ぎました。(^^;)

この言の真意は、仕事は同僚や顧客とのコミュニケーションなので、依頼されたり依頼したりの繰り返し状態になっており、ボールの投げ合いになっているはずということ。そのボールを自分自身が保有している時間を最小にするのです。依頼を受けたらすぐに片づけて返す。調査依頼が来たら、すぐに適任者にメールを転送する、などなど。

自分の手の内にある「ボール」を他人の手のひらに乗せるのです。いつまでも「ボール」を持って、ぐずぐずしている人は、必ず仕事が遅い人です。そういう人は、仕事が遅いだけでなく、仕事の品質も大したことがない傾向があります。

だれですか、もう中年で健忘症だから、他人の脳みそを頼って仕事をしていると陰口をたたく人は? でも、ほとんど合っていますね。だって、会議中に、「ポイントは3つあります」と発言し始めて、3つ目に差し掛かったら、何を言いたかったか忘れてしまい、結局、ふたつしか口にできなかったことが、毎週のようにありますから。。。もう歳ですね。年齢のせいにしておかないと、やりきれないので。(^^;)

私が20年以上、愛用している手帳です!

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