経営コンサルタントの仕事術(1)画期的なTo-DO管理法とは?

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■ 若手コンサルタントから聞かれたので、調子に乗ってブログでも秘術を公開!

それなりに毎日忙しく仕事をしている経営コンサルタントです。(^^;)

プロジェクトマネージャーを務めているプロジェクトメンバから、
「どうやってご自身のTo-DO管理を成されているのですか? できたらTo-DO管理表のフォーマットなど、教えて頂けませんか?」
と突然聞かれました。

ウソ隠し立てなく、すべてを包み隠さず公開したところ、それを聞いた本人はなぜだか反応が薄く、あまり感銘や気づきが無いように見受けられました。

私が現在進行形で実践している To-Do管理法または、To-DO管理表のフレームワークをここで公開します。

それは、とてもシンプルで強力!?なものです。

毎日眺めている週別のスケジュールが載っている手帳の一番上の欄外(ヘッダーの上)の余白に、発生順に手書きで、「やるべきこと」を書き残すことです。そのタスクが完了もしくは着手不要になったら、そのタスクを赤いボールペンでぐりぐりと消し去ります。1週間経って、手帳のスケジュールが次のページに移る場合、前週残したタスクは全て次のページ余白へ書き写します。その際、前週残したタスクは青いボールペンでぐりぐりと消し去ります。毎週末、To-DOを棚卸することで、不要だと思ったタスクは捨て、細分化することが分かったものは、翌週のページへ分割して書き写します。

■ 若手コンサルタントには拍子抜けだったタスク管理方法の真意とは?

毎日、バリバリ(?)と仕事をこなす(?)私を見て、Excelやプロジェクト管理専用ソフトなどで、緻密で多機能なタスク管理を実践していると予想していたであろう質問者の期待を強く裏切る回答だったようで、お礼の言葉もそこそこに質問はそこで打ち切られました。(^^;)

それゆえ、私はなおさら、自分自身のタスク管理方法(To-DO管理方法)が間違っていないことを確信した次第です。その理由は、そもそも緻密なタスク管理をしなければならない仕事スタイル自体が既に終わっていると考えるからです。仕事がなかなかさばけない、管理すべきタスクを数多く背負っている、タスクの優先順位や納期管理を覚えきれない、、、そういう状態で仕事をしても、満足のいく水準の仕事はできないことを、経営コンサルタントになってすぐに悟りました。

それゆえ、To-DO管理(タスク管理)すべき仕事を抱えることを止めました。自分が自然と覚えていられる範囲内でしか仕事を引き受けません。それ以上、自分の記憶力の範囲以上の仕事を抱えていては、仕事の出来栄えを保証できないからです。

一部は全体。全体は一部。自分に課せられたミッションがセグメンテーションされてひとつひとつのタスクに落ちる。全てのタスクが私自身の課題(仕事)全体を構成する。細かなTo-DO管理表を用いないと、把握できない仕事スタイル自身に課題があります。まずは、自分の仕事スタイルを見直すべきです。

■ 若手コンサルタントには拍子抜けだったタスク管理方法の秘訣とは?

私自身が留意しているタスク管理方法(仕事スタイル)とは、

(1)一度にやる仕事はひとつだけ(だから、細かい手順や詳細な作業まで覚えていられる)
(2)できるだけ仕事は他人に振る(だから、管理すべきタスクの全量を減らすことができる)
(3)納期の無い仕事は最初からやらない(だから、トコロテン方式で優先順位が決められる)

(1)について
人の脳みそは、集中することにより、働きを良くすることができます。一度の複数の仕事を並行させることは、脳に過大な負担をかけます。そんなに能力(脳力)が良くない自分としては、これが精一杯の仕事をやって、人並みの業績を残せる最後の手段だからです。

(2)について
これは私個人としては管理職になってから、特にやりやすくなったのですが、部下や後輩がいなくても、クライアントや上司や先輩にやってもらうこと、頼ってしまうことを明確に切り分けることも才能と割り切りましょう。全ての仕事を自分がやらねばならない、自分しかできないと思うことは過信・驕り以外の何物でもありません。(QCDの3点において)「できる」ことと、「できない」ことを見極めることができて一人前です。

(3)について
私は、プライベートも仕事も全てひとつのタスク管理表(といっても、手帳の余白メモですが、、、)で賄っています。プライベートも仕事もやるべきタスクとして、神様から与えられた24時間をフル活動させて成し遂げられなければならないものです。それゆえ、プライベートとか、仕事とか、●●プロジェクト、□□部門の管理事務とか、無用な区別はしません。仕事はただ納期の順で並べて、粛々と順番に片付けます。

さあ、ここまで読んでもなお、私のタスク管理表(To-DO管理表)は、無機能の情けないものでしょうか。表面的な形式だけ立派なTo-Do管理表を用いても、仕事をする態度がなっていなければ、どんなに優れたツールでも使いこなせず、仕事は目の前に山積みのままでしょう。

誰ですか、デジタルデバイドされたオジサンだから、アナログ方式を擁護していると言っている人は???(^^;)

私が20年以上、愛用している手帳です!

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