ヘンリー・フォード(3)障害がおそろしいものに見えるのは、目標から目を離すからだ。

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■ やり切れる単位になるまで目標を細かくしていけばいい

Obstacles are those frightful things you see when you take your eyes off your goals.

障害がおそろしいものに見えるのは、目標から目を離すからだ。

20180510_ヘンリー・フォード

(米国の実業家、フォード・モーター創業者 / 1863~1947)
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コンサルタントの性(さが)というもので、ゴールから物事を見るクセが付いてしまっています。プロジェクトベースで仕事をしているので、プロジェクトを完了させるための最終目標を設定し、その目標をクリアするために、その目標を攻略可能な大きさのより小さな目標にブレークダウンしていきます。

例えば、経営管理システムの来年4月からの運用開始が最終ゴールとします。そのために、1月までにユーザテストを終えて、データ移行とユーザトレーニングの期間を確保しておかないと。テスト開始のためにシステム構築は11月ぐらいに終わっておきたいなあ。計画策定とデータ分析、実績収集の3つの機能を作っておきたいなあ。計画策定と実績収集は既存業務を移し替えるだけだから、現状のマニュアルと設計書を確認して、データ分析は夏ぐらいまでに、業務要件定義を終えておかないと。じゃあ、プロジェクト開始は、細かいタスク定義を5月末までを目処にしてやっておいて、6月頭でみんなにアナウンスしておこう、という感じに。

最終ゴールとしている新しい経営管理システムの運用開始という大きな目標がいきなり目の前に来ると、そのプレッシャーで押し潰れされそうになるかもしれません。しかし、フェーズプランとして、中目標を四半期を目処に設定したり、中目標を月別のタスク一覧に、やるべきリスト(To-DOリスト)として、洗い出すと、何をいつまでにやるべきなのか、頭の中でくっきりとイメージが出来上がって、そこから引き出せば、明日やるべき仕事がこれとあれでと、落ち着いて、焦らずにやるべきことを淡々とこなせるようになってきます。

若い人(こういうと、もうおじさん化症状が随分進行していることが分かりますが)を見ていると、朝から晩までシャカリキになって仕事をしていて、いつも慌ただしく、あれもこれもできないと右往左往しながら、ペーパーワークに手を染めて、その手が止まることを知らない、という状況になっていることも多く。。。

そういう頑張っているけど、その頑張りは何のため? と疑問に感じさせる人にはこのように尋ねるようにしています。

・その作業の後工程は何で、それはいつ始めなければいけないものなの?

・本当に今、着手している仕事より時間軸的に優先すべき仕事は無いの?

・その仕事より重要度の視点から優先すべき仕事は本当にないのか確認してみた?

毎日忙しくしている人に限って、このように、一拍置いて、自分の仕事を振り返って分析してもらうと、どうしてそんなに忙しくしているのか、やらないでもいい仕事を何でしているのか、ハッと気が付いてもらえることが多く。。。

 

■ 4W1Hでタスク設計をやる!

私は、いわゆるWBS(Work Breakdown Structure)を作ってしまえば、仕事は半分終わったも同然だ! と安心する質(たち)です。(^^;)

⇒「プロジェクトマネジメントの王道 WBSを作成する(1)WBSで管理すべきプロジェクトが何か分からないとWBSを理解できない!
⇒「プロジェクトマネジメントの王道 WBSを作成する(2)上流プロジェクトの事例で実際にWBSを書いてみる!
⇒「プロジェクトマネジメントの王道 WBSを作成する(3)上流プロジェクトのWBS作成にあたってのTIPS

仕事はね、何をいつやるべきか、なぜそれをやらねばならないのか、つまり、「What」と「When」が明確で、「Why」の裏付けが理解出来たら、次に、自分がやるべきなのか、それとももっと他に適任者がいるのか、そしてどうやってそれを片付けるか、つまり、「Who」と「How」が見つかれば、後は実践あるのみなのです。

これを整理しますね。

(1)やるべき仕事を洗い出す(What、When)
(2)どうしてそれをやらねばならないか大義を確認する(Why)
(3)その仕事をやるのに適任者が誰かを認識する(Who)
(4)どうやってその仕事を片付けるか、作戦を考える(How)

私は、Whyの前に、WhatとWhenを先に決めるクセがあります。理由や大義名分から入ると、堂々巡りで話が先に行かないことが往々にしてあるので。具体論から入ったほうが生産的ですよ。

それから、仕事は誰かがやることなので、誰がやると最短で終えられるか、誰にやらせると品質が担保されるかを考えます。これがWho。だけどね、これはどうやってその仕事を片付けるか、Howと裏表一体になっていることが多いですよ。

馬力のあるAさんだったら、現状調査を力任せでやらせて、問題発見からアプローチするとか、発想力のあるBさんだったら、いくつもの解決策をできるだけ多く考えさせて、そこから最適なものをロジカルに選ばせて、何をやるか絞ってから着手させるか、作戦が異なってきますからね。仕事目線からは適任者探しだし、人視点だと、仕事のアライメント(並べ替え)に関する意思決定になります。

こんな感じで、自分がやる仕事と、メンバにやってもらう仕事を切り分けているのですよ。決して、アニメを見るために早く帰宅したいがために、若手に無理やり仕事を押し付けているのではありませんよ。(^^;)

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小林 友昭
小林 友昭
現役の経営コンサルタントです。経営管理の仕組み構築や経営戦略の立案、BIシステムを中心としたIT導入まで手掛けております。
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