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世界で一番シンプルな To-Do リスト(2)枝番方式で項番を振って変更管理の強度耐性を上げる

プロジェクトマネジメント(基礎編)プロジェクトマネジメント(基礎)
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世界で一番シンプルなTo-Do リストの運用方法

前回、コンサルタントの仕事術ということで、世界で一番シンプルな「To-Do リスト」として「項番(優先順位)」と「件名」だけのそのまんま、シンプルなタスク管理手法をご紹介しました。あまりにシンプルすぎるので、本当に機能するか心配される方も多いと思います。今回は、使い方、運用方法について説明します。

下記に、前回お示ししたオリジナルの「To-Do リスト」を再掲します。

1田中さんに来週の会議のアジェンダをメールする(チーム)
2夕飯の材料である豚肉細切れ500gを買って帰る(P)
3【購買PJ】仕入先マスタのクレンジング機能の要件定義書のドラフト作成
4【購買PJ】総合テスト計画書の草案提出を木下さんにリマインドする(12/20)
5来期の定例会議フォーマットの改善案を作成する<業務改善PJ>

まず、言葉だけで、運用ルールを説明すると次のようになります。

新規(create)新しくタスクを追加する
削除(delete)・原則物理削除する
・削除するのは、
  ① タスクを完了させた時
  ② タスクが無用になったことが分かった時
変更(change)原則はしない。軽微な表現やタスクの微調整があった場合のみ対応
削除/新規既存のタスクを変えたい場合、一旦削除して違うものとして新規登録

ここで大事なのが、「変更」をせずに、代わりに「削除/新規」で対応することです。変更が軽微な場合のみ、件名の修正で済ませます。それ以外は原則として「削除/新規」で対応するべきです。

では実例を見てみましょう。

世界で一番シンプルなTo-Do リストを更新する

変更内容が軽微であるため、「変更」で対応したケース:

1田中さんに来週の会議のアジェンダをメールする(チーム)
2夕飯の材料である豚肉牛肉細切れ500gを買って帰る(P)
3【購買PJ】仕入先マスタのクレンジング機能の要件定義書のドラフト作成
4【購買PJ】総合テスト計画書の草案提出を木下さんにリマインドする(12/20)
5来期の定例会議フォーマットの改善案を作成する<業務改善PJ>

では、何が軽微な変更ではないのか、疑問に思うかもしれません。「To-Do リスト」管理を有効にするための私の基準は、変更対象のタスクが他のタスクに影響を与えるか否かです。この「他のタスクに影響を与える」というのは、優先順位を変動させるか、ということを意味しています。

夕飯のメニューが豚肉から牛肉にレシピが変わることは、作り手と買い手にとって、メニューと調達価格が変動しますから、仕事内容としてのこの変化は大切なことです。

しかし、To-Do リストの中においては、その他のタスクとの相対的な優先順位や、それ自体の着手方法・所要時間にそれほど大きなインパクトがないと経験から分かるのは、件名を書き換えることで対処します。

もちろん、近所のスーパーマーケットで買って帰る、から、オーストラリアの〇〇牧場まで買い付けに行く、という変更になったら、それこそTo-Do リストは大掛かりな組み換えになりますが、それこそ、経験値で常識的に判断してください。^^)

人間の脳みそは意外に強靭ですが、意外にバイアスによって支配されてもいます。モノを並べて見せられたら、その並び順に何かの意味付けをして記憶するようになっています。それゆえ、上例の「To-Do リスト」の並べ方は、上から「優先順位」に従って並べてあります。これは最低限守るべきルール(所作、お作法)になります。

仮に、「5. 来期の定例会議フォーマットの改善案を作成する<業務改善PJ>」の緊急性と重要度が同時に高まって、どうしても改善案作成を12/18までに仕上げる必要が生じたら、「4. 【購買PJ】総合テスト計画書の草案提出を木下さんにリマインドする(12/20) 」より優先度を上げることになります。

1田中さんに来週の会議のアジェンダをメールする(チーム)
2夕飯の材料である牛肉細切れ500gを買って帰る(P)
3【購買PJ】仕入先マスタのクレンジング機能の要件定義書のドラフト作成
3.5 来期の定例会議フォーマットの改善案を作成する<業務改善PJ> (12/18)
4【購買PJ】総合テスト計画書の草案提出を木下さんにリマインドする(12/20)

あっ、もちろん、従来の5.を物理削除した後、新たなタスクが4.に劣後する形で発生した場合、「5. デスク周りの整理整頓をする」として、「5.」という項番は可能な限り、何度も使いまわすことになります。

1田中さんに来週の会議のアジェンダをメールする(チーム)
2夕飯の材料である牛肉細切れ500gを買って帰る(P)
3【購買PJ】仕入先マスタのクレンジング機能の要件定義書のドラフト作成
3.5 来期の定例会議フォーマットの改善案を作成する<業務改善PJ> (12/18)
4【購買PJ】総合テスト計画書の草案提出を木下さんにリマインドする(12/20)
5 デスク周りの整理整頓をする

世界で一番シンプルなTo-Do リストは、緊急度と重要性を区別しない

世の中でかなり読まれている自己啓発書のひとつに次の著作があります。私も大ファンで、30代から何度も読み返しています。下記は、新訳版となります。

第三の習慣 重要事項を優先する(最優先事項を優先する)に、『時間管理のマトリックス』というのがあって、タスクを「緊急度×重要度」の2軸、4象限で優先順位付けしよう、というのがあります。

第三の習慣 重要事項を優先する(最優先事項を優先する)【緊急度ではなく重要度を優先する】 |フランクリン・プランナー・ジャパン株式会社

もちろん、この区分法を熟知したうえで、頭の中で各タスクに順位を振ります。案外、人間の脳はうまくできているので、この4象限の存在を一度知ってしまったら、それをイメージしただけで、自ずと唯一の優先順位付けができてしまうものです。そこがAIとの差別化要因です。

世の中というものは、数少ない「第Ⅰ領域」のタスクと、雑多であまりに多すぎる「第Ⅳ領域」のタスクだけで、95%を占める(私の経験則)ため、残りの5%だけに意識を集中させれば、順位付けが完成すると思います。

世界で一番シンプルなTo-Do リストは、賢い採番方式を採用する

私は、長年にわたり、多くのコード・マスタ類の導入をコンサルティングしてきました。組織マスタ、商品コード、勘定科目コード、顧客マスタ、仕入先マスタ、国コード、会社コード、等々。

今回、このTo-Do リスト の運用にあたって、頭の中に蓄積されている Tips から、項番について、2つの知恵をご紹介しておきます。

ひとつは、タスクの優先順位は、項番に記載する文字列の昇順で自動的に並び替えをPCにさせることです。文字コードの昇順は、一度覚えれば直感的に分かりやすいのですが、慣れていない人は、数字と決まったセパレータ(区切り文字、下記ではハイフン:”-” 、ピリオド:”.” )の組み合わせで、採番するのがよいでしょう。

数字ハイフンピリオド
11-22.1.
21-32.
31-42
51-11.1.1.
73-71.0.1
43-81.
93-93.
114-50.0.1.
102-60.

もし、このように採番して並べていたとしても、Excelなんかだと、並べ替えしたい範囲のセルのすべてを選択した後、上のタブで「データ」-「並べ替え」を選択するか、「データ」-「A→Z」を選択すれば、下表のように並べ替えることができます。

ただし、Excelは賢すぎるので、「並べ替え」メニューを使うと、数値と文字列が混在する場合には質問を返してきます。通常は数値とテキスト形式データは見分ける、を選択すればいいと思います。

数字ハイフンピリオド
11-10.
21-20.0.1.
31-31.
41-41.0.1
52-61.1.1.
73-72
93-82.
103-92.1.
114-53.

このように、「To-Do リスト」の項番は、随時、後から追加があっても、優先順位によって昇順で常に表示されるように、枝番方式 で採番するのが賢い選択になります。

枝番は、コード(数字)の後ろに追加されるだけと思い込んでいる人がいらっしゃるかもしれませんが、前にもつけることができます。

例えば、 1.→2.→3. と並んでいて、1.の前にタスクを挿入したければ、

0.→1.→2.→3. とすればよいだけです。

ここから着想を得て、私がコード設計する場合、意味ありコードにせざるを得ないときに限り、

  • 「前ゼロ」はあとにとっておく(例:「1」始まりの場合は「0」、「10」始まりの場合は「01~09」
  • 「後ろ999」「後ろz」はあとにとっておくため、その他コードには「8」と「y」を用いる(例:「1~6」あたりまで使用して、一番最後にその他コードを置く場合)

という選択を取ります。具体的には下表のとおり。

コード名称
09-A(未使用)
10-Bりんご🍎
20-Cみかん🍊
30-Dバナナ🍌
40-Eパイナップル🍍
50-Fいちご🍓
60-Gぶどう🍇
70-H(未使用)
80-Yその他
90-Z(未使用)

通常より先を見越して、転ばぬ先の杖 をそっと差し出すのは、コンサルタント冥利に尽きるというものです。^^)

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