経営コンサルタントの仕事術(3)エビデンス中心主義で仕事をする。議事録は会議中に作ってしまう

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■ 「言った・言わない」の水掛け論をいつまで続ける気ですか?

プロジェクトワークはとても忙しく、納期も厳しいので、コンサルタントは高い生産性を求められます。それを、効率の高い仕事のやり方、さらにはどうやったら手抜きできるか、という風に考えがちになります。それが間違いのもとになります。

必ず、クライアントと「言った」「言わない」という揉め事が生じます。どんなに誠意を尽くして、時間をかけても、その種のいざこざから逃れることはできません。そんなつまらないことで自分たちの仕事にケチがつけられたら勿体ないじゃないですか。

それを防ぐには、

(1)会議やセッションの時間枠の中で、Wrap-upや議事録を読み上げて、クライアントと決定事項や議事内容、そして次への宿題事項を確認する

(2)重要な判断や結論を口頭やメールだけで済まさない

という手立てをとる癖をつけるようにしてほしいと常日頃から考えています。

(1)は、例えば、2時間の会議だったら、1時間45分で完了するようにアジェンダを組み、スピーカーとは別に、議事録をその場でまとめる人の二人三脚で会議を進めるようにします。一人が1時間45分の間、会議のファシリテーションをやり遂げたら、議事録係がリードして、残りの15分で出席者全員で議事録を読み合わせするのです。

このねらいは、記憶の新しいうちに確認することで、出席者全員の認識齟齬が発生するのを回避できること、会議後に議事録を書く・確認する・訂正するという後作業の時間の一切を省略できること、会議自体が必ず結論やまとめを出す必要に迫られるので、会議が締まること。

このやり方は、これらの副次的なメリットと共に、円滑なコミュニケーションのお役に立てるはずです。

(2)は、プロジェクトが何らかの成果物を作成・納品することで、出来高や契約条件、コンサルフィーの請求根拠となることも重視しています。つまり、お客様と合意したゴールに向かって間違いない方向で仕事をしていることを常にチェックすることができる、皆で出した結論の確認やたまたま会議に出席していなかった人達との認識合わせのために、課題管理表や、議事録などが、正式文書として高い証拠力と共に残り、それをいつも参照していれば、安心して議論についていけるものとして、強力なプロジェクト管理ツールとなるからです。

私の大好きな一節(造語)があります。

鉄は熱いうちに渡せ

(原義)
「鉄は熱いうちに打て」
「Strike while the iron is hot.」
鉄は熱いうちに打てとは、人は柔軟性のある若いうちに鍛えることが大事だという教え。また、物事は時期を逃さないうちに実行しないと成功しにくいという教え。
(出典:故事ことわざ辞典

セッション中にwrap-upを確定させるので、まさに熱い鉄のまま相手に渡すことになります。

また、同様の言葉として、次も私のお気に入りです。

宵越しの議事録は持たない

よしんば、会議後に議事録を作成する必要が生じても、その日の内にお客さまに送付してしまうことを心がけています。だって、2週間前の会議の議事録を送付されても、もう内容は忘れていますよ。そんな議事録、受け取った方だって、レビューのしようがないはずです。

ご参考ください。(^^)

(参考)
⇒「(Bizワザ)会議メモ、動画・音声認識で  - 会議の目的を考慮して本当に議事録作成の所作はこれでいいのか?

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